Dalam proses pengadaan dan Harga Perkiraan Serdiri (HPS) terdapat 4 proses hingga mencapai tahap pelaksanaan (Target : server yang didapatkan sesuai, dapat menjalankan Sistem ERP, serta memiliki performa yang lebih baik.
Proses pertama adalah Justifikasi dan Feasibility. Justifikasi dapat diambil apabila performa aplikasi terasa lambat dan user terganggu, sehingga perlu kapasitas kapasitas storage tambahan untuk mendukung peningkatan volume data. Sedangkan Feasibility dapat mempertimbangkan apakah ada alternatif lain? apakah alternatif lain tersebut memungkinkan peyebaran load pada saat peak atau tuning dan optimizing?, melihat sisi financial Cost-Benefit Analysis, dan apakah ada personel untuk mendukung perkerjaan ini (migrasi ke server baru).
Selanjutnnya proses kedua adalah Term of Reference (TOR); bagaimana menentukan spesifikasi. Terdapat dua opsi dalam pengadaan server, Brand atau No Brand yang semuanya juga berkaitan dengan platform yang digunakan. Menggunakan opsi Brand memiliki sifat yang lebih sederhana (RFI dan pengadaan) dalam hal operasional, dan risiko legal berada di perencana dalam hal risiko legal. Sedangkat No Brand (neutral) sifatnya lebih terbuka dan bersaing dalam hal pemerintahan serta menjaga tidak adanya vendor lock-in dalam hal pemerintahan, lebih kompleks (RFI; ke banyak vendor, pengadaan: proses beauty contes) dan memiliki risiko yang dapat meningkatkan kompleksitas Teknologi Informasi yang terimplementas di dalam hal operasional, serta reisiko legal di-share dengan vendor server juga harga yang lebih murah karena tingginya persaingan.
Pencatuman brand dalam pengadaan high end server hanya aman bila diterapkan oleh peraturan dari regulator atau bila bisa dibuktikan bahwa aplkasi Teknologi Informasi hanya berjalan dalam lingkungan perangkat keras dengan brand tersebut.
Namun pada perkembangan aplikasi saat ini cenderung ke arah dukungan multi-platform karena secara bisnis, semakin banyak platform yang didukung aplikasi, maka pasar pun semakin besar. Ditambah lagi tersedia teknolohi-teknolohi yang memungkinkan seperti Standar interoperability (ANSI SQL : 2003, POSIX dan sebagainya) dan Aplication Library untuk memudahkan dukungan berbagai macam platform (multi-database).
Pertanyaannya adalah, Bagaimana cara mengetahui kebutuhan platform aplikasi? Hal tersebut dapat diketahui melalui sumber utama ; Whitepaper/requirement specification dari aplikasi dan vendor / Business Partner. Kebutuhan platform tidak tetap, bisa berubah untuk setiap update, namun sebaiknya pilih supported platform dibanding unsupported platform. Selain itu perhatikan ketersediaan migration path dari platform saat ini ke platform tersebut.
Setelah itu melakukan perhitungan kapasitas dengan melakukan skema engineering estimate/sizing, dan penentuan HPS server dengan melakukan stategi Apple to Apple Comparison atau membandingkan harga relatif.
Didalam melakukan perhitungan HPS, perhatikan diskon yang biasa diberikan untuk perangkat. Perhitungan biaya tenaga personil khusus (expert) terkait server memerlukan kehati-hatian yang ekstra.(**)
