Setelah melakukan proses Term of Reference (TOR) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), tahap selanjutnya adalah melakukan proses Tender dan Kontrak. Proses Tender dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap teknis dan harga. Contoh teknis yang harus dinilai adalah Bisnis (Visi dan Misi Vendor, pengalaman Vendor dan Personil, serta jaminan jangka panjang perangkat server), Perangkat Server; (Kapasitas, Reliability, dan Maintainability), Metodologi (Pengadaan Server, Instalasi dan Konfigurasi, serta Testing dan Commisioning) serta Presentasi dan Proof of Concept. Jika seluruh vendor menawarkan merk yang sama, maka dapat dilakukan PoC pembanding dengan merk lain.
Tahap akhir sebelum pelaksanaan di dalam pengadaaan adalah Kontrak. Untuk server, hal yang paling penting dari sebuah kontrak adalah bagaimana vendor dapat menjamin:
- Barang datang tepat waktu dan spesifikasi server sesuai dengan yang ditawarkan
- Konfigurasi dan Implementasi dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin
- Maintenance yang baik sehingga Availability dari server tercapai sesuai target
Namun hal tersebut juga harus dibarengi dengan konsekuensi yang adil antara Perusahaan dengan Vendor, seperti :
- Sebagian besar kontrak: SLA availability tidak tercapai, Perusahaan terkena dampak operasional, dan Vendor tidak terkena apa-apa
- Berikan resitusi/denda yang cukup memberatkan, sehingga Vendor bekerja sebaik mungkin
Jika perusahaan tidak yakin bahwa perhitungan kapasitas yang dilakukan akurat, maka sebaiknya kapasitas tidak dicantumkan dalam TOR. Kemudian masing-masing vendor diminta untuk melakukan perhitungan kapasitas di dalam proses pengadaan, kemudian dibandingkan dan dianalisis.(**)
