Penggunaan Teknologi IT dewasa ini semakin hari semakin masif, hampir semua industri sudah menggunakan teknologi IT untuk meningkatkan efisiensi. Namun disisi lain penggunaan IT juga mengancam kelangsungan hidup usaha bilamana implementasinya tidak tepat. Implementasi IT membutuhkan pengetahuan yang mumpuni dimulai dari desain arsitektur dan pendekatan operasional agar tepat guna.
Tidak hanya pendekatan teknologinya, tetapi dalam implementasi juga perlu untuk merumuskan permasalahan bisnis dengan baik agar pemilihan teknologi dapat lebih efektif dan efisien dalam menjawab tantangan bisnis suatu organisasi. Hal ini tentu saja bukan pekerjaan yang mudah, diperlukan wawasan yang cukup luas dalam hal teknologi dan bisnis, serta pemahaman terkait vendor perangkat keras, lunak, maupun services yang dibutuhkannya terkait operasional maupun maintenance.
Berdasarkan hal tersebut, Sharing Vision menyusun materi mengenai “Strategi Memilih Vendor IT” untuk mengisi Equnix TechTalk 2022. Simak penjelasan ringkas dari materi tersebut di bawah ini.
Karakteristik Pengadaan IT vs. Pengadaan umum
Secara umum pengadaan barang atau jawa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. Sedangkan secara lebih luas, pengadaan merupakan proses untuk mendapatkan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Kendati memiliki pengertian yang sama, pengadaan IT memiliki karakteristik sendiri karena sifat dari teknologi informasi. Adapun sifat atau karakteristik teknologi informasi adalah TI sebagai business enabler, bersifat kompleks, memiliki perkembangan yang dinamis, memerlukan biaya investasi yang besar, intangible in cost & intangible in Capacity Planning. Karakteristik tersebut kemudian diintegrasikan dengan prinsip umum pengadaan barang.
Rencana Kerja dan Syarat (RKS)
Setelah memahami karakteristik khusus pengadaan IT, hal yang selanjutnya penting dalam memilih vendor IT adalah penyusunan teknis Rencana Kerja dan Syarat (RKS). Dokumen RKS secara umum dapat dibagi menjadi 2 bagian, yaitu .
- Bagian pertama terkait dengan proses pengadaan dan penjelasan syarat secara administratif
- Bagian kedua membahas syarat-syarat teknis
Adapun syarat-syarat yang dituangkan dalam RKS menggambarkan kebutuhan/spesifikasi teknis yang diperlukan oleh perusahaan. RKS juga harus mampu dipahami penyedia jasa (vendor), sehingga vendor menyediakan solusi yang sesuai dengan kebutuhan. Perlu diperhatikan juga bahwa RKS bukan hanya persyaratan administratif pada saat pengadaan saja, akan tetapi juga akan menjadi kontrol dalam pelaksanaan dan menjadi referensi dalam pemeriksaan hasil pekerjaan.
Secara umum RKS Teknis dapat memiliki struktur yang berbeda-beda, namun secara prinsip harus mencakup empat bagian utama, yaitu tujuan pekerjaan, lingkup pekerjaan, syarat-syarat, dan mekanisme penilaian.
Bagian pertama : tujuan pekerjaan atau pengadaan
Terkait pada bagian pertama, tujuan pekerjaan atau pengadaan, bagian ini harus dapat menjelaskan secara detail manfaat atau keuntungan dari pengadaan yang sesuai dengan kajian kelayakan. Informasi yang menyeluruh dapat membantu agar calon pelaksana memiliki visi yang sama dalam melaksanakan pekerjaan.
Selain itu pada bagian yang sama, juga harus dapat menjelaskan spesifikasi teknis barang atau jasa TI yang diadakan, termasuk kewajiban-kewajiban vendor lainnya secara menyeluruh.
Bagian kedua : lingkup pekerjaan
Pada bagian kedua mengenai lingkup pekerjaan atau pengadaan, harus menjelaskan mengenai kebutuhan-kebutuhan yang mencakup breakdown pekerjaan (hardware, software, dan service) dan penjelasan poin pekerjaan.
Prinsip dalam menyusun lingkup pengadaan harus terdiri dari pemahaman mengenai lingkup, pemaparan yang singkat, padat, dan jelas, serta pekerjaan harus dipecah. Perlu diingat bahwa setiap vendor mungkin memiliki metodologi yang sedikit berbeda, oleh karena itu fokuskan deskripsi lingkup pekerjaan ini ke hasil/deliverable yang diharapkan.
Bagian ketiga: Syarat-syarat
Pada bagian ketiga, RKS harus menjelaskan persyaratan minimal yang dapat memberikan keyakinan bahwa vendor dapat melaksanakan pekerjaan yang mencakup :
- syarat solusi
- syarat waktu
- syarat perusahaan
- syarat personil
- syarat persetujuan SLA & Kontrak
Bagian keempat: Mekanisme Penilaian
Anatomi RKS pada bagian ini, menjelaskan mekanisme penilaian yang akan digunakan untuk pemilihan pelaksana pekerjaan pengadaan TI: Kriteria penilaian meliputi aspek bisnis dan teknis sebagai berikut:
Metode Penilaian dan Evaluasi Dokumen Penawaran
Secara umum, metode penilaian dan evaluasi dokumen penawaran terdiri dari penilaian administratif, teknis, dan harga. Pada penilaian administratif metode yang digunakan adalah sistem gugur, dimana peserta yang tidak memenuhi persyaratan administrasi, dinyatakan gugur. Adapun hasil evaluasi hanya ada dua yaitu memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat.
Sedangkan pada penilaian teknis dan harga terdiri dari dua metode yaitu metode evaluasi harga terendah dan metode evaluasi nilai/merit point. Metode evaluasi harga terendah merupakan metode evaluasi yang paling aman dari sisi hukum dan metode paling efisien dari sisi proses pengadaan. Sedangkan metode evaluasi nilai digunakan untuk pekerjaan kompleks yang memperhitungkan keunggulan teknis yang sepadan dengan harganya, mengingat penawaran sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis.
Penjelasan lebih lanjut materi dapat diunduh pada tautan berikut :
Pemaparan lebih lanjut materi dapat dilihat pada tautan berikut:
Insight dapat diundul dalam bentuk pdf pada tautan berikut :
