Secara umum project management (PM) pada bidang IT, tidak memiliki metode berbeda dengan PM pada bidang lain. Pada dasarnya PM merencanakan dan mengelola sumber daya yang bisa digunakan suatu perusahaan untuk menyelesaikan suatu proyek. Pada PM IT maka proyek yang dimaksud berhubungan dengan IT.
Dalam mengerjakan PM IT harus didukung dengan beberapa tahapan persiapan. Pertama, proses inisiasi yang terdiri dari perencanaan untuk mempersiapkan kontrak dan peraturan-peraturan terkait agar proyek sesuai dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang ada. Selain itu, kontrak yang telah disepakati juga menjadi koridor proyek dalam memenuhi ekspektasi berbagai pemangku kepentingan.
Tahap kedua adalah, membuat strategi seperti timeline dan cakupan proyek berdasarkan kontrak. Ketiga, proses pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan secara bersamaan hingga proyek selesai dilaksanakan. Dalam bidang IT selesai proyek berarti hingga proyek deployment atau go live.
PM sendiri memiliki Fungsi untuk memanggil atau membuat sebuah pekerjaan yang project based, dalam artian terdapat rentang waktunya. Pekerjaan dilakukan secara project based melalui PM dengan tujuan agar proyek lancar dan menghemat biaya. Pada praktiknya, menggunakan resource internal akan lebih banyak memerlukan biaya.
Bagaimana agar PM efektif?
Sejak dari penentuan strategi, project manager sudah harus dapat menghitung dan memprediksi berapa banyak sumber daya manusia dan biaya yang dibutuhkan. Jika dalam pelaksanaan terdapat revisi dari perusahaan tersebut, terdapat dua cara agar proyek tetap efektif. Pertama, kurun waktu proyek yang berubah atau penambahan SDM. Penambahan SDM dapat juga dikomunikasikan dengan manajemen, apakah dimungkinkan untuk menambah waktu kerja SDM yang sudah ada daripada menambah SDM baru. Dalam hal terdapat revisi-revisi, komunikasi dengan klien harus dapat diperkuatkan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan perbedaan ekspektasi.
Tantangan Project Management
Waktu dan komunikasi menjadi tantangan utama PM. Kata-kata yang digunakan selama masa negosiasi harus bisa diterima dari dua sisi, baik dari manajemen maupun stakeholders.
Tools Project Management
Terdapat berbagai pilihan tools untuk PM. Tools dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan. Namun, tidak jarang klien sudah merekomendasikan tools apa yang digunakan dalam menjalankan project management seperti contoh jira. Dalam Jira terdapat kanban board maupun waterfall method. Lebih lanjut, Jira memiliki dua versi yaitu untuk monitoring testing dan monitoring progress kerja.
Penting untuk selalu terlebih dahulu berkomunikasi dengan klien, metode apa yang digunakan. Apakah metode agile atau waterfall. Jika tidak ada permintaan khusus dari klien, maka bisa cukup menggunakan trelo.
Skills penting Project Manager IT
Penting bagi seorang project manager di bidang IT untuk memiliki pengetahuan mengenai IT seperti capacity planning. Saat menyusun strategi salah satu hal yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk dapat melihat dan mengukur environment dan sumber daya IT yang dimiliki oleh perusahaan. Selain itu, project manager juga harus memiliki agile management yaitu skill untuk dapat beradaptasi dengan tinggi terhadap perubahan yang terjadi pada setiap elemen proyek. Project Manager dituntut untuk bekerja secara lincah dan dinamis serta tidak hanya fokus pada satu pekerjaan.
Hal terakhir, adalah kemampuan untuk terus dapat belajar baik secara formal maupun informal. Secara formal seorang project manager IT dapat terus meningkatkan kemampuan dengan mengikuti berbagai sertifikasi terkait IT. Sharing Vision Indonesia sebagai salah satu IT Top Consulting selalu menyambut baik project manager dengan berbagai latar belakang untuk dapat mengembangkan dunia IT secara bersama.
Materi lebih lanjut dapat didengar pada podcast Biskuit sharing vision episode 1 dengan Olinggha Pigavetta, salah satu project manager sharing vision : https://open.spotify.com/episode/0WRSSF4dPVRtWni0suERrW?si=d62357d684054d5d
