Project management memiliki peran utama bagi seluruh bisnis, yang berskala kecil maupun besar, untuk dapat secara efektif mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan survei ke-10 dari Global Project Management pada tahun 2018, 1 dari 3 organisasi menyatakan telah menerima realisasi keuntungan yang tinggi setelah menerapkan project management yang tidak hanya fokus pada luaran waktu, ruang lingkup, dan budget, namun juga fokus pada pemantauan keselarasan project dengan strategi organisasi.
Kendati sudah dapat dibuktikan dengan jelas keuntungan dari project management yang efektif, berdasarkan survei yang sama, hanya 58% organisasi yang memahami sepenuhnya nilai project management. Hal ini diperjelas dari jumlah perusahaan yang menyelaraskan enterprise-wide project management office (EPMO) yang dimiliki, dengan strategi organisasi, dimana hanya 41 % yang melakukan hal tersebut. Padahal EPMO seharusnya memiliki fungsi untuk memastikan keselarasan antara tujuan bisnis dan program yang dilaksanakan.
Kondisi perusahaan yang belum dapat memaksimalkan manajemen proyek, menjadikan keahlian project manager sebagai profesi yang saat ini dibutuhkan. Keahlian yang diperlukan terdiri dari komunikasi, transfer pengetahuan, dan memahami kebutuhan eksekutif perusahaan agar dapat menerjemahkan kebutuhan organisasi dalam perencanaan dan pengelolaan proyek. Selaras dengan tren global terhadap gig economy, dimana sebagian besar pekerjaan akan berbasis proyek, permintaan tenaga profesional Project Manager sebagai tenaga outsource atau kontrak telah berkembang cepat.
Berdasarkan tren dan situasi yang telah dipaparkan, Sharing Vision menyusun pedoman materi mengenai Project Management for Professional & Business yang secara umum terdiri dari dasar-dasar, kerangka, praktik terbaik, dan tools terkait tema tersebut. Simak penjelasan ringkas dari materi tersebut di bawah ini.
Pentingnya Komunikasi dalam Project Management
Menurut Project Management Institute (PMI), suatu proyek bersifat sementara karena telah ditentukan waktu mulai dan berakhirnya serta ruang lingkup, dan sumber dayanya sejak awal. Namun, karena sifatnya yang sementara, seorang project manager dituntut untuk dapat mengelola waktu, biaya, sumber daya manusia, dan ekspektasi berbagai pemangku kepentingan.
Pada praktiknya, hambatan utama dalam menjalankan proyek adalah ekspektasi berbeda dari berbagai pemangku kepentingan dan bagaimana masing-masing menyampaikan ekspektasi tersebut.
Berdasarkan hambatan utama tersebut, keterampilan komunikasi seorang project manager menjadi kunci dan media utama suksesnya suatu proyek. Survey Global Project Management (GPM) melaporkan bahwa komunikasi yang buruk atau tidak sesuai adalah salah satu alasan dari 5 alasan teratas yang dipilih sebagai penyebab utama gagalnya suatu proyek. PMI juga menyatakan bahwa komunikasi adalah the life blood dari project management, dimana 90 % dari waktu project manager dihabiskan untuk berkomunikasi mengenai apa yang akan dilakukan. Tiga dasar komunikasi adalah pengertian, pengetahuan, dan relasi yang positif.
Peran kunci Executive Sponsor dalam proyek
Executive Sponsor yang aktif dan terlibat secara konsisten merupakan pendorong utama keberhasilan proyek. Berbeda dengan project manager yang fokus pada implementasi harian strategi proyek, peran executive sponsor lebih fokus dalam menentukan strategi dan menciptakan situasi pendukung untuk keberhasilan proyek. Berdasarkan survei GPM, sebanyak 41% dari organisasi yang mengalami underperformance menyatakan alasan utama proyek gagal adalah dukungan dari sponsor yang tidak memadai.
Namun, menurut laporan dari PMI, rata-rata 38% proyek tidak memiliki executive sponsor yang aktif. Perusahaan perlu mempertimbangkan hal tersebut dan beberapa solusi lain seperti menciptakan kultur yang dapat mendukung hubungan baik antara project manager dan executive sponsors, mengembangkan roadmap yang terdiri dari skills dan tindakan untuk executive sponsor, serta menyediakan training untuk mempersiapkan executive sponsor.
Kerangka Project Management untuk Startup
Tidak hanya penting bagi perusahaan konvensional, project management juga termasuk bagian penting dalam mengembangkan sebuah startup, sehingga dapat menghadapi hambatan terkait pelaksanaan proyek. Karakteristik proyek yang pada umumnya terjadi pada lingkungan startup meliputi tidak adanya pengalaman, sumber daya terbatas, ketidakpastian, struktur organisasi yang tidak lengkap, waktu dan lokasi kerja yang tidak menentu, dan terbatasnya dukungan operasional.
Menghadapi karakteristik lingkungan startup tersebut, kerangka project management dapat difokuskan pada prinsip dan teknik yang dapat memberikan value terbaik untuk startup. Lebih lanjut pemangku kepentingan startup dapat merancang prosedur yang dapat melindungi perusahaan dari masalah umum, menyederhanakan dokumentasi dari plan driven, serta memberikan lebih banyak kontrol dibandingkan agile methods.
Microsoft Project sebagai Tools paling Populer
Dalam mencapai tujuan suatu proyek, diperlukan tools yang dapat membantu untuk dapat mengukur dan melihat perkembangan dari proyek yang sedang dikerjakan sebuah perusahaan. Namun berdasarkan survei dari PPM Intelligence, 55 % responden menggunakan cara manual dalam mengumpulkan laporan proyek, dimana hampir setengahnya membutuhkan minimal 1 hari untuk pengumpulan tersebut.
Lebih lanjut hanya 22% yang menggunakan Project Portfolio Management (PPM) atau resource management software. Tanpa adanya PPM ataupun software, maka pengumpulan laporan tidak terintegrasi secara real time dengan Key Performance Indicators (KPI) proyek. Adapun software paling populer yang digunakan berdasarkan survei yang sama adalah Microsoft Project Online.
Terdapat enam tahapan dalam menggunakan Microsoft Project untuk menyusun Project Management, yaitu :
- Mengatur waktu kerja
- Membuat WBS, Milestone, dan Deliverable
- Input durasi dan jadwal aktivitas
- Input dan assign resource dan cost
- Mengatur project tracking
- Mengatur format laporan
Penjelasan lebih lanjut mengenai cara teknis penggunaan Microsoft Project Tools dapat diakses pada insight berikut: https://sharingvision.com/2022/enam-langkah-untuk-menyusun-project-management-yang-efektif/
Insight berikut dapat diundur dalam bentuk pdf pada tautan berikut :
