Enam Langkah untuk Menyusun Project Management yang Efektif

Dalam mencapai tujuan suatu proyek, seorang project manager (PM) dapat menggunakan Portofolio Project Management (PPM) ataupun software sebagai sistem yang dapat mengukur dan melihat perkembangan dari proyek secara realtime. Hal ini dapat mempermudah kerja seorang project manager karena pengumpulan laporan dapat terintegrasi secara real time dengan Key Performance Indicators (KPI) Proyek. Menurut survei dari PPM Intelligence, software paling populer yang digunakan adalah Microsoft Project Online (MS Project).

Berdasarkan tren penggunaan MS Project tersebut, Sharing Vision menyusun materi mengenai Project Management for Professional & Business yang memberikan pedoman mengenai enam tahapan penggunaan software tersebut dalam menyusun project management, yaitu :

1. Mengatur waktu kerja
2. Membuat WBS, Milestone, dan Deliverable
3. Input durasi dan jadwal aktivitas
4. Input dan assign resource dan cost
5. Mengatur project tracking
6. Mengatur format laporan

Simak penjelasan ringkas dari materi tersebut di bawah ini.

Langkah 1 : Setting Waktu Kerja

Sekalipun sifat proyek bersifat sementara, namun project manager tetap perlu menentukan hari dan jam kerja bagi timnya termasuk hari libur kerja. Pada umumnya penentuan hari dan jam kerja tersebut terbagi menjadi dua, yaitu hari kerja dan hari kalender. Terdapat beberapa default pengaturan kalender di dalam Microsoft project pada hari kerja dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Standar, yaitu dari pukul 08.00 hingga 17.00 dengan satu jam istirahat siang pada pukul 12.00
2. 24 jam, dimulai dari pukul 00.00 hingga 00.000 setiap hari
3. Shift malam, yaitu dari pukul 23.00 hingga 08.00 dengan satu jam istirahat pada pukul 03.00

Sedangkan untuk pengaturan hari kalender dan hari libur kerja dilakukan dengan beberapa langkah seperti pada gambar berikut :

Dalam menentukan waktu kerja, langkah yang juga harus diperhatikan adalah proses review agar hal-hal penting tidak luput. Beberapa hal yang harus diperiksa kembali dalam menentukan waktu kerja adalah kesesuaian dengan hari raya, hari cuti bersama, kemungkinan perubahan regulasi terhadap hari cuti bersama, dan regulasi jam kerja. Pemeriksaan  tersebut akan menghindarkan project manager dari masalah yang dapat menghambat pengelolaan proyek secara efektif.

Langkah 2: Buat rencana kerja dan atur prioritas

Kesuksesan suatu proyek ditentukan dari kualitas perencanaannya. Semakin terperinci dan jelas dari suatu perencanaan, maka semakin proyek dapat berjalan dengan memanfaatkan sumber daya tersedia secara efektif. Terkadang dalam perencanaan, banyak daftar yang perlu dikelola. Disini PM melalui MS Project dapat mengkategorikan daftar perencanaan tersebut pada kategori detail aktivitas proyek, milestone, deliverable, serta isu dan risk. 

Detail aktivitas proyek atau yang biasa disebut sebagai Work Breakdown Structure (WBS) dapat dilakukan di menu Task dan view Task Sheet dengan cara berikut :

1. Masukkan aktivitas pada kolom Task Name, 
2. Buat task level 1 yang dapat diberi nama judul proyek. Nomor Task berfungsi sebagai inputan untuk kolom predecessor,
3. Buat Task Level 2 untuk memasukkan produk atau jasa aktivitas utama yang akan dilakukan atau deliverable.
4. Lakukan dekomposisi task sampai lingkup proyek yang diharapkan tersusun. Dekomposisi task juga harus melibatkan Subject Matter Expert untuk memastikan kelengkapan dan kedalaman Task.

Ketika PM membuat WBS, fitur Outdent/Indent akan diperlukan agar sebuah tugas (tasks) atau deliverable berada pada hirarki kegiatan yang sesuai. Sebagian deliverable dapat berupa tugas tingkat ringkasan (Summary Tasks), dan tugas lain merupakan sub tugas dari tugas ringkasan tersebut (Subtasks). Setiap tugas dapat mewakili tingkat fase dan porsi kerjaan yang berbeda. Untuk memudahkan PM, maka proyek dapat dibagi dalam beberapa tahapan dengan melakukan hirarki melalui outdent (Alt+Shift+Left) maupun indent (Alt+Shift+Right).

Setelah PM menciptakan kegiatan dan menyusun outline dari daftar kegiatan atau tugas, PM perlu untuk menghubungkan bagaimana suatu kegiatan berhubungan satu sama lain. Ketergantungan tersebut dapat dikenali melalui Task predecessor yaitu kegiatan yang perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan kegiatan lain.  Suatu kegiatan dapat diidentifikasi sebagai predecessor dengan dua cara, yaitu input langsung ID Task pada kolom Predecessor atau dengan memilih aktivitas yang menjadi predecessor kemudian memilih aktivitas yang akan memiliki ketergantungan dan selanjutnya pilih Link the Selected Task (CTRL+F2). Jika terdapat aktivitas yang membutuhkan dua predecessor maka dapat memasukan tanda “;”.

Pada dasarnya secara default, predecessor menciptakan hubungan finish-to-start (FS). Namun, hal tersebut bisa tidak berlaku di setiap situasi. Ketergantungan tersebut dapat diganti dengan start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), atau start-to-finish (SF) agar dapat disesuaikan dengan kondisi. Menentukan tipe Task predecessor dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

1. Input langsung ID Task dan menambahkan tipe predecessor (FS/SS/FF/SF) pada kolom predecessor, atau
2. Input di Task Information

Dalam pengerjaan sebuah proyek terkadang ada jeda waktu antara satu tugas ke tugas berikutnya, bisa jadi waktu atau overlap. Contoh pekerjaan pengecoran lantai dengan pemasangan keramik, tidak mungkin setelah dicor langsung dilakukan pemasangan keramik, untuk itu diperlukan jeda waktu antara pengecoran dengan pemasangan keramik. Jika ada, maka dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Lag time, misal 2 hari maka inputan menjadi 3ss+2d, atau
2. Overlap, 1 FS-3 (-3 adalah notasi untuk overlap 3 hari, atau tanggal selesai asesmen dikurangi 3 hari).

Setelah selesai membuat WBS, selanjutnya adalah membuat milestone (penanda pencapaian) dan predecessor milestone. Milestone memiliki fungsi untuk menandakan akhir dari suatu tahapan dan kesiapan untuk melakukan tahapan selanjutnya. Input milestone pada Task Name. Perlu diingat, bahwa durasi milestone adalah 0 hari. Terdapat tiga cara untuk membuat milestone yaitu :

1. Menggunakan insert task dan input nama milestone. Setelah itu, jadikan durasi 0 hari,
2. Memilih menu milestone, atau
3. Input terlebih dahulu nama milestone kemudian memilih task information > Advanced.

Langkah selanjutnya adalah membuat kode WBS dan nama deliverable. Nama deliverable dibuat apabila Task yang dibuat merupakan aktivitas atau jasa. MS Project memiliki fitur deliverable dan bisa digunakan apabila menggunakan MS project server bukan yang standalone, untuk dapat memasukan nama deliverable pada versi standalone maka dibuat custom field dengan langkah sebagai berikut :

1. Klik custom fields,
2. Pilih Text1 dan rename menjadi deliverable,
3. Pilih insert column,
4. Pilih atau ketik Text1, dan
5. Deliverable akan berubah sesuai dengan nama yang ditentukan

Langkah awal yang juga penting adalah membuat kolom isu dan risk. Isu adalah topi atau materi yang menjadi pertanyaan atau perselisihan, atau topik atau materi yang belum bisa diselesaikan dan sedang dibahas atau cara pandang yang berbeda sehingga terjadi ketidaksepakatan. Sedangkan risiko adalah kejadian atau kondisi yang tidak pasti, apabila terjadi akan memiliki efek positif atau negatif terhadap satu atau lebih dari tujuan proyek. Cara membuat kolom isu dan risk sama dengan membuat nama deliverable.

Setelah semua langkah telah dilakukan, maka dapat melakukan proses review dengan subject matter expert (SME) kemudian menyepakati dan menyelesaikan perencanaan Task. Proses review dapat dilakukan dengan mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut :

1. Apakah ada lingkup pekerjaan yang belum masuk?
2. Apakah terdapat dependensi aktivitas yang tidak relevan, missal terkait dengan regulasi?
3. Apakah terdapat milestone yang belum sesuai dengan kontrak atau ekspektasi stakeholder?
4. Apakah terdapat deliverable utama yang belum sesuai dengan kontrak atau ekspektasi stakeholder?
5. Apakah ada lag time atau overlap yang belum teridentifikasi?

Langkah 3: Input Durasi dan Jadwal Aktivitas

Ketika WBS sudah tersusun dan disepakati bersama tim proyek, langkah berikutnya adalah menginput durasi dan jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas dapat disusun dengan dua mode, yaitu manual dan auto. Perlu diingat oleh PM bahwa ketika menyusun WBS dibutuhkan masukan oleh Subject Matter Expert (SME) termasuk untuk menentukan durasi dan jadwal proyek. Kadang tidak hanya dibutuhkan satu SME, dan untuk menentukan durasi dengan SME dibutuhkan availability waktu SME. 

Schedule Model Manual merupakan default setting dengan maksud ketika PM akan menentukan durasi tertunda atau membutuhkan masukan dari SME maka pada kolom durasi dapat di input text. Apabila semua durasi sudah di-review maka PM dapat difinalisasi dengan merubahnya menjadi Auto. Perubahan dapat dilakukan dengan men-drag keseluruhan tasks dan ubah menjadi auto mode.

Input jadwal dapat disesuaikan dengan time frame durasi dan jadwal proyek yang tertuang dalam kontrak. Dalam penentuan jadwal, terdapat banyak faktor dan proses iterasi yang harus diperhatikan, seperti pada aktivitas proyek yang dilakukan pada bulan yang peak seperti bulan desember dan Januari atau hari raya.

Pada akhir langkah input durasi dan jadwal aktivitas, perlu dilakukan proses review dengan subject matter expert dengan memperhatikan jadwal yang konflik dan fleksibilitas durasi untuk mencapai target waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Langkah 4 : Input dan Assign Resource & Cost

Setting Resource dapat dilakukan di view Resource Sheet dengan kategori sebagai berikut :

A. Type Resource yang terdiri dari : 

1. Work: manusia dan peralatan. Waspadai perbedaan penting antara sumber daya Manusia dan Peralatan. Sumber daya manusia akan memiliki jam kerja (base) yang terbatas, katakanlah 6, 8 atau 12 jam. Sumber daya peralatan memiliki kapasitas kerja yang berbeda yaitu 2, 8 atau 24 jam dan dapat mengalami gangguan pemeliharaan. Juga perhatikan, bahwa ada kemungkinan beberapa sumber daya orang mungkin menggunakan satu sumber daya peralatan, atau satu peralatan mungkin menyelesaikan beberapa tugas
2. Material: tinta, cat, dan lain-lain. Material label yang diinput berupa ukuran material
3. Cost: pelatihan, perjalanan dinas, makan, dan lain-lain.

B.  Grup

dapat diinput fungsi atau peran dari resource

C.  Kolom Max

Kolom Max merupakan kapasitas maksimum sumber daya untuk mengerjakan tugas yang ditugaskan. 100% singkatan dari 100 persen waktu kerja sumber daya tersedia untuk bekerja pada tugas yang diberikan. Sumber daya tersedia penuh waktu pada setiap hari kerja. Jika sumber daya dialokasikan untuk tugas yang membutuhkan lebih dari jam kerjanya, sumber daya tersebut dialokasikan secara berlebihan maka MS Project akan menunjukkan warna merah.

Jika sumber daya tidak mewakili individu tetapi fungsi pekerjaan, di mana sekelompok orang dengan keahlian yang sama dapat mengerjakan tugas tersebut, kita dapat memasukkan Unit Maksimal yang lebih besar untuk mewakili jumlah orang dalam grup. Jadi 400% akan menunjukkan, 4 orang individu bekerja penuh waktu setiap hari kerja.

D.  Cost dalam Proyek

Terdapat tiga jenis cost dalam proyek.

1. Biaya berbasis tarif (rate based cost):
2. Biaya per penggunaan (per use cost):
3. Biaya tetap (fixed cost):

E.  Accrue At

Accrue At memberikan pilihan untuk bagaimana dan kapan standar sumber  daya dan biaya lembur dibebankan atau dikenakan. Opsinya adalah:

1. Start: Biaya dihitung seketika task dimulai sesuai tanggal mulai pekerjaan,
2. Prorated: Biaya bertambah pekerjaan dijadwalkan terjadi dan ketika pekerjaan aktual dilaporkan, dan dihitung dengan mengalikan biaya unit dengan pekerjaan,
3. End: biaya tidak dikenakan sampai sisa pekerjaan adalah nol. Contoh konsultan yang bayaran per jamnya dibayarkan setelah menyelesaikan tugas yang diberikan.

Input fixed cost dapat dilakukan klik fitur tables. Pilih Entry lalu table fixed cost akan muncul dengan variable-variabel terkait. Begitupun dengan assign resource dapat dilakukan di view task sheet, kemudian dapat memilih resource yang diinginkan. Sedangkan check resource usage dilakukan dengan memilih pilihan resource dan kemudian view task sheet. Warna merah pada icon orang menunjukkan resource overallocated. Jika terdapat icon orang berwarna merah maka dapat disesuaikan di view resource usage. Jika tidak ada lagi yang overallocated, maka icon orang warna merah akan hilang.

Sama seperti langkah-langkah sebelumnya, proses review perlu dilakukan dengan mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

1. Apakah terdapat resource yang belum teridentifikasi?
2. Apakah terdapat resource yang belum di input cost?
3. Apakah terdapat resource yang overallocated?

Langkah 5 : Setting Project Tracking

Ketika PM telah menetapkan rencana proyek pada langkah-langkah sebelumnya dan pekerjaan telah dimulai, PM dapat memonitor pelaksanaan proyek. Dengan mengamati pelaksanaan, makan dapat juga mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi yang dapat mempengaruhi penyelesaian proyek. Melalui MS Project PM dapat mengatur project tracking melalui lima tahapan, yaitu :

1. Setting earned value method dengan tiga cara, yaitu melalui setting task information, bersamaan dengan field Earned Value Method, dan keseluruhan
2. Setting Baseline dan Aktual
3. Setting Finish Variance
4. Tambahkan kolom %complete, %work complet dan Physical %complete
5. Test kolom %complete, %work complete dan Physical %complete dengan memasukan nilai 100 pada Task level 2, apabila Task level 2 memiliki Level 3 maka input di level 3 begitu seterusnya
6. Lakukan proses review dengan memperhatikan apakah Physical %complete di Task Level 1 berhasil mencapai 100%.

Langkah 6: Setting Format Laporan

Setelah seluruh tahapan proyek mulai dari perencanaan dan pelacakan sudah dijalankan, maka langkah terakhir adalah membuat laporan. Laporan proyek diperuntukan untuk 3 entitas, yaitu Stakeholder dan Project Steering Committee (high level), Project Management Office (high level dan satu level di bawahnya), dan Tim Proyek (sangat rinci). Sehingga, format laporan yang disampaikan dapat berbeda. 

MS Project secara default dapat menghasilkan laporan performance proyek yang secara best practice dibutuhkan untuk ketiga entitas tersebut khususnya yang high level. Secara best practice format laporan yang disampaikan kepada Stakeholder, Project Steering Committee, dan Project Management Office berisi Project Timeline, Progress saat ini, Project Issue dan Risk, serta Next Activity.

Berikut langkah dalam mengatur format laporan pada MS Project :

1. Setting format timeline
2. Edit Timeline. Edit dilakukan karena beberapa hal seperti text yang terpotong (durasi aktivitas kecil) atau bar tidak berurutan sesuai aktivitas (misal bar analisis ada di atas bar asesmen). Untuk melakukan editing pilih menu format.
3. Setting laporan progress. Informasi penting untuk ditampilkan yaitu pencapaian aktivitas (burndown, project overview, dan late task)
   • Setting Burndown report
   • Project Overview report
   • Work Overview report
   • Late Tasks report
   • Milestone report
   • Earned Value Report
4. Setting Next Activity. Dapat dipilih di project overview atau di upcoming tasks.
5. Setting Project Isu Report
6. Setting Project Risk Report
   

Isu adalah topik atau materi yang menjadi pertanyaan atau perselisihan atau topik atau materi yang belum bisa diselesaikan dan sedang dibahas atau cara pandang yang berbeda sehingga terjadi ketidaksepakatan. Dalam setting isu dapat dikategorikan atas status isu (open, on progress, closed) dan tingkat kritikalitas (low, medium, high). Lebih lanjut juga dapat ditambahkan tanggal teridentifikasi, penyelesaian, PIC, dan tanggal penyelesaian.

Risiko adalah kejadian atau kondisi yang tidak pasti, apabila terjadi akan memiliki efek positif atau negatif terhadap satu atau lebih dari tujuan proyek. Sama dengan kolom isu, kolom risk dapat terdiri dari nama resiko, kategori dalam proyek, tingkat kritikalitas (Low, Medium, High), tanggal teridentifikasi, mitigasi, PIC, tanggal penyelesaian, dan status risk (open, on progress, closed).

Setelah selesai dilakukan setting terkait laporan, maka hal terakhir adalah melakukan proses review dengan mempertimbangkan informasi yang belum masuk untuk kebutuhan stakeholder, project steering committee, PMO dan tim proyek.

Penjelasan cara teknis penggunaan Microsoft Project Tools dapat diunduh dalam bentuk pdf pada tautan berikut :

Penjelasan lebih lanjut mengenai pentingnya Project Management bagi Bisnis dan Profesional dapat dibaca pada insight berikut : https://sharingvision.com/2022/pentingnya-project-management-bagi-bisnis-dan-profesional/