Setelah melewati proses Justifikasi dan Feasibility, pengadaaan DRC masuk ke dalam tahap Terms of Reference (TOR) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Dalam penyusunan TOR diperlukan analisis seluruh kebutuhan mandatory dan optional, Request for information (Apakah kriteria dan kebutuhan tersedia di pasar?), serta jika memungkinkan perusahan melakukan Site Visit.
Luas ruangan yang dibutuhkan untuk pengadaan DRC harus memperhitungkan besar dan jumlah perangkat server, besar dan jumlah perangkat network, besar dan jumlah perangkat storage, air flow dari perangkat, dan space pintu rak. Selain itu, perusahaan dapat menentukan jumlah rak yang dibutuhkan, contohnya setengah rak, satu rak atau 2 rak.
Dari sisi ketersedia power, paket colocation secara umum sudah termasuk dengan power yang memiliki kapasitas dan jumlah power switch tertentu. Jika perusahaan membutuhkan power dengan kapasitas yang disediakan lebih besar, makan akan ada penambahan biaya power pada colocation. Sebaiknya requirment dapat ditentukan dari kebutuhan power, sesuai dengan kapasitas perangkat yang akan digunakan.
Raised floor yang disewakan tersedia sekitar 60 ribu m2 pada tahun 2012 dan diprediksi akan terus meningkat dengan pertumbuhan 1- sampai 20% per tahun. Namun dari survei yang dilakukan SHARING VISION pada tahun 2012, sebanyak 7 dari 13 vendor DC/DRC di Indonesia belum memiliki sertifikasi Tier-3 untuk data center yang terbangun. Selain itu, hampir semua vendor belum memenuhi 100% kriteria detil Tier-3 dari standar manapun, maka perusahaan harus menjadikan pemenuhan kriteria berdasarkan standar menjadi poin penilaian, bukan syarat mandatory/wajib.
Perusahaan juga harus memperhitungkan layanan-layanan yang diberikan oleh vendor, seperti ITOM (Operational Service) yang mencakup, Monitoring Aplikasi, System, Jaringan, Backup, Restore Management, Network Management dan lain-lain. Perhatikan juga, apakah vendor tersebut memberikan fasilitas working room (dedicated/sharing)?, jadi jika terjadi bencana, perusahaan dapat memberikan ruang kerja untuk pegawainya di DRC.
Perhitungan HPS Colocation dapat menggunakan metode “market research”, dengan membandingkan harga penawaran masing-masing vendor terhadap kebutuhan layanan yang sama. Selain itu perusahaan juga dapat menggunakan metoda perbandingan Apple-to-Apple dengan melihat perbandingan Data Center setara Tier-nya dan perangkat yang setara.
Berdasarkan market study, semakin lama jangka waktu sewa DRC, ,aka harga sewa dapat lebih murah.(**)
