IT Capacity Planning dan Karakteristik TI

IT Capacity Planning adalah kegiatan untuk menghitung dan mengelola kapasitas sistem teknologi informasi agar dapat memiliki performa yang baik dan sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan bisnis perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Spesifikasi teknologi informasi tersebut dilakukan agar dapat memenuhi kebutuhan performa sesuai dengan batas workload yang telah disepakati, dengan mempertimbangkan efisiensi biaya yang perlu dikeluarkan.

Gambar 1. Istilah dan definisi IT Capacity Planning

Namun, dalam melakukan IT Capacity Planning, perlu dipahami terlebih dahulu mengenai karakteristik TI yang tidak ada dalam sistem non-TI, tantangan, dan batasan IT Capacity Planning berdasarkan karakteristik TI tersebut.

Simak penjelasan lebih lanjut di bawah ini.

Karakteristik Teknologi Informasi

Memahami karakteristik teknologi informasi dengan baik juga sangat diperlukan oleh pihak-pihak yang menyediakan dan mengelola IT service dalam menentukan kerangka kerja IT Capacity Planning. Terdapat beberapa karakteristik khas TI yang berhubungan dengan Capacity Planning yang tidak ada dalam sistem non-TI yaitu:

TI sebagai business enabler

Awalnya peran TI dalam perusahaan adalah sebagai support dalam mendukung segala aktivitas bisnis agar dapat berjalan dengan cepat, akurat, dan mudah. Kini TI berperan sebagai business enabler, yaitu tanpa TI, bisnis tidak dapat berjalan, atau bahkan dengan adanya teknologi tertentu, perusahaan dapat mengembangkan service atau lini bisnis baru.

Ketergantungan terhadap Teknologi Informasi ini membuat TI menjadi kebutuhan yang bersifat strategis. Kegagalan maupun performa sistem TI yang buruk dapat menjadi masalah yang serius bagi perusahaan.

TI bersifat kompleks

Sistem TI adalah sistem yang komplek dan terintegrasi. Hal tersebut terjadi karena TI terdiri dari sistem berlapis yaitu hardware, virtualisasi, sistem operasi, database atau aplikasi yang masing-masing sub-sistem tersebut saling terintegrasi dan terhubung satu sama lain. Sehingga, permasalahan performa dan capacity suatu subsistem akan berpengaruh terhadap performa subsistem lain nya.

Terdapat beberapa contoh pengaruh masalah ke bagian lain yang menjadi tantangan dari IT Capacity Planning, agar masalah tersebut terjadi:

  1. Sistem aplikasi tertentu yang digunakan oleh bisnis didukung oleh infrastruktur server aplikasi, server database, serta infrastruktur storage. Jika performance salah satu sistem tersebut buruk, maka performa keseluruhan Aplikasi akan menjadi buruk pula;
  2. Upgrade salah satu komponen, misalnya upgrade sistem operasi dapat menyebabkan perubahan kebutuhan capacity terhadap infrastruktur server;
  3. Permasalahan pada performa server dapat saja bukan dari capacity server yang kurang, namun dari aplikasi yang kurang optimal

Perkembangan TI sangat Dinamik

Teknologi Informasi merupakan teknologi yang pada saat ini masih sangat berkembang. Terdapat banyak area teknologi informasi yang meluncurkan produk atau versi baru dari teknologi, namun pada saat yang sama teknologi sebelumnya menjadi obsolete.

Gambar 2. Karakteristik dinamik TI

TI merupakan Investasi Besar

Penerapan TI di sebuah perusahaan semakin dituntut untuk end-to-end (mencakup seluruh proses bisnis dan value chain). Tuntutan ke teknologi informasi di perusahaan seringkali memerlukan investasi yang bernilai besar. Investasi ini kemudian juga akan semakin sulit untuk dibuat justifikasinya jika dikaitkan dengan dampak TI yang sebagian bersifat intangible (tidak berwujud) serta teknologi yang berkembang sangat cepat (karakteristik sebelumnya).

Intangible in Cost and & Benefit

Salah satu tantangan terbesar dalam menilai kelayakan investasi TI adalah menilai atau memperkirakan manfaat apa yang akan diperoleh perusahaan nantinya. Sifat TI sebagai support dan enabler membuat manfaat yang diberikan TI bersifat intangible atau sulit dikuantifikasikan ke dalam satuan angka finansial dan tidak secara langsung berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Perusahaan sebaiknya memiliki kebijakan khusus terkait dengan biaya Teknologi Informasi agar tetap dapat diadakan sesuai dengan capacity yang dibutuhkan.

Gambar 3. Karakteristik Intangible in Cost & Benefit TI

Intangible in Capacity

Sistem TI sedikitnya selalu memiliki dua dimensi teknis, yaitu dimensi fungsi (functionality) dan dimensi non fungsional, yang salah satunya adalah aspek performance dan capacity dari sistem. 

Functionality biasanya lebih mudah ditentukan berdasarkan fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh bisnis. Sebagian functionality tidak secara langsung terkait dengan business needs, tetapi kebutuhan untuk interkoneksi dengan sistem lain, kemampuan sinkronisasi data dan sebagainya. Namun aspek non fungsional, termasuk performance dan capacity lebih sulit untuk dilihat:

  • Capacity infrastruktur TI (server, storage, network, dsb) tidak terlihat secara fisik
  • Dimensi kebutuhan capacity pada prinsipnya juga ditentukan berdasarkan capacity bisnis, misalnya jumlah transaksi, jumlah customer, jumlah kantor cabang, dan sebagainya.

Tantangan IT Capacity Planning

Adapun IT Capacity Planning juga memiliki beberapa tantangan dalam pelaksanaanya karena karakteristik khusus dari TI itu sendiri. Seperti contoh, kompleksitas sistem TI yang menghubungkan beberapa sistem, menyebabkan performance aplikasi dipengaruhi setidaknya oleh server database, server aplikasi, dan jaringan komunikasi. Contoh lain adalah terkait perkembangan TI yang dinamis. Dapat menyebabkan perilaku atau behaviour sistem dalam menggunakan infrastruktur. Dengan terjadinya perubahan tersebut, maka data historical terkait performance sistem saat ini tidak dapat digunakan langsung, namun harus dianalisis terlebih dahulu.

Gambar 4. Tantangan karakteristik kompleksitas TI

Karakteristik TI yang intangible juga menyebabkan IT Capacity Planning tidak dapat secara mudah dilihat jika dikaitkan dengan kebutuhan bisnis. Kondisi ini menyebabkan seringkali muncul masalah terkait dengan hasil taksiran capacity. Permasalahan ini dapat berdampak panjang jika dikaitkan dengan pengadaan:

  • Taksiran capacity terlalu kecil, sehingga tidak memenuhi kebutuhan bisnis,. Kondisi ini dapat dianggap sebagai kesalahan proses pengadaan
  • Sebaliknya, taksiran capacity dianggap terlalu besar, sehingga dianggap investasi yang berlebihan

Batasan IT Capacity Planning

Tidak sedikit kasus upgrade core system yang menghasilkan peningkatan kinerja tidak sesuai dengan yang diharapkan. Setelah dilakukan investigasi yang lebih mendalam, ternyata masalah terjadi akibat banyaknya data-data yang mungkin sudah tidak diperlukan, tetapi masih ada di dalam sistem database, sehingga kinerja sistem menjadi terbebani.

Kejadian tersebut merupakan contoh batas dari IT Capacity Planning. Secara prinsip, IT Capacity Planning mencoba melakukan perencanaan terhadap IT capacity yang dibutuhkan dan perlu disediakan di masa depan. Hasil dari proses ini adalah perkiraan capacity yang dibutuhkan. Sebagaimana perkiraan lain, perhitungan ini sangat mungkin kurang tepat, lebih dari yang dibutuhkan, atau terdapat analisa yang terlewat. Oleh karena itu, IT Capacity Planning perlu didukung dengan proses review secara berkala, dan monitoring terhadap IT capacity yang terpasang. Secara umum, organisasi juga perlu menerapkan IT Capacity Management dengan menyeluruh.

Simak insight mengenai IT Capacity Framework pada tautan berikut ini
http://sharingvision.com/2022/it-capacity-planning-framework/

Insight ini dapat dibaca dalam bentuk pdf pada tautan berikut ini

Shopping cart0
There are no products in the cart!
Continue shopping
0