Setelah melelui tahapan justifikasi atau feasibility, maka tahap selanjutnya dalam framework pengadaan adalah Term of Reference dan Harga Perkiraan Sendiri. Sebaiknya TOR dibuat sedemikian rupa sehingga vendor melakukan kalkulasi dan engineering estimation sendiri.
Walaupun untuk melakukan perhitugan HPS, pihak yang mengadakan High End Server tentu harus melakukan kalkulasi dan engineering estimation sebagai asumsi begi penentuan HPS-nya. Sedapat mungkin menggunakan open teknologi. Jika tidak, maka sebaiknya tidak menyebutkan merk / produk.
Dalam sudut pandang pemeriksa atau auditor, yang paling ditinjau adalah justifikasi, sengineering estimation dan harga perkiraan sendiri. Untuk menentukan HPS terdapat lebih dari satu metoda. Dapat dipisahkan berdasarkan : hardware (price), konsultasi (manday) dan IT secrvice (price). Untuk sistem yang strategis atau investasi besar, harus melalui pembahasan di KPTI atau persetujuan Direksi.
Dalam hal ini, ada tiga metoda penentuan harga perkiraan sendiri yang biasa dipakai:
1. Breakdown Method (mandatory)
a)Work Breakdown Structure (WBS), untuk manday-based
b)Component Breakdown Structure (CBS), untuk price-based
2. Komparasi/benchmark
a)Terhadap data history perusahaan (harus diyakinkan bahwa tersedia data history yang dapat dipercaya)
b)Terhadap sistem serupa dari perusahaan lain yang kelas perusahaan-nya sama
c)Sumber eksternal yang kompeten
3. Expert Judgement
a)Untuk sistem inovatif/baru
b)Untuk kondisional dimana tidak ada harga pembanding
c)Untuk kondisional dimana deviasi dengan pembanding terlalu besar.(**)
